工作的時候,部門跟部門之間、廠商跟客戶之間、客戶跟他的顧客之間,有時候如果沒辦法面對面對談,電話就是另外一個方案,但我在工作很忙的時候,最討厭電話響,看起來很方便的電話跟MSN,對我來說都是妨礙工作效率的困擾。



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其實不可否認,電話在生活中給予我們許多便利,但也帶來許多隱私不保以及降低效率的問題,例如,老闆隨時隨地都能知道員工在哪裡,把手機帶在身上變成了全民運動,對於我這個老是忘記東、忘記西的人來說,無疑是一種傷害,例如有人某個晚上要交代我工作上的事情還是某個假期要請我核對稿件,連絡不到我,就被貼上難搞的標籤。

例如情人間想要電話連絡一下感情,女人打給男人的電話沒接,就開始胡思亂想,然後把忘記帶手機這件事當作最可笑的藉口,更甚如果手機是像我這種待機時間不長,常在某個時間默默的自己關機的人來說,下一回你開機的時候,就等著收上百封的未接來電或者一頓狠狠刮;手機帶給我們生活便利,也帶給我們許多隱私不保的問題,你在哪裡、在做什麼、旁邊有誰,都會被知道。

置於降低效率這回事,我講的是辦公室間的工作,雖然有電話對於「立刻尋找到人」以及「立即答覆」這件事晴很有效率,但是對於工作的進度是很干擾的,例如你現在在電腦前執行工作A,另外一個部門的同事打電話給你討論工作B,你目前的工作就會被打斷,接起電話說個哈嚕加一點開場白,然後把事情溝通完加一點討論以後,掛上電話你的腦袋只剩下工作B,當你試圖中工作B的狀況裡跳回工作A,並不是那麼容易的事情,當然我指的是哪種需要花腦袋思考的辦公室工作;在最不幸的情況下,老闆絕對不會給你工作A跟B兩項,大部份身為辛苦的工作族,腦袋裡好幾項待完成的事物,然後我們就在不斷被打岔、不斷溝通以及不斷上簽呈中,降低了工作效率,事實上很多辦公室的溝通行為,例如開會、送簽呈、電話會議等等,多半是耗時又耗力的。

而MSN亦同,當我很忙的時候我不喜歡上線,因為不是剛好興致來了的朋友想敲你聊天打屁,就是同事間的工作連絡,但前者居多,因此,你又不斷被打擾。

因此,每當身在趕稿中的我,多半都是關閉電話、關閉MSN以及關閉所有的通聯方式,只開啟我的信箱,而且通常在早上,第一,早上通常沒有什麼人想打電話煩你,第二,早上比較容易專心,第三,我也習慣在早上工作。

有時我會上線,線上打的抬頭就會是「趕稿閉關中/無事勿擾」。





在忙碌時,我最喜歡的還是Email,除卻有一些公司會檔信或者信件太大會退回的煩惱之外,很多工作我都喜歡用Email溝通,因為你不會被打擾、卻又能很快處理,而且一次能把信件發給很多人做有效率的信件會議,最重要的是,你不會忘記而且有證據,很多時候,我常常把別人跟我說的工作修改細節給忘掉,又很多時候,有些人表達了錯誤的訊息導致工作延遲,這些,只要打開Email就知道,我們說過哪些話。

但是,Email最大的缺點就是語氣問題,我也曾經與直言爽快的人因為信件有了小小的誤會,還有最大的困擾就是,很多人收Email並沒有回信的習慣,例如我只要收到工作相關的事情,即便沒辦法當下處理、或者不需要處理,我都會回覆一個簡短的信寫上「知道」or「ok」等訊息,因為有了垃圾信以及檔垃圾信的程式以後,加上很多不知名不知道原因的問題,很多信其實並沒有如期寄出。

例如,我今天在等一位作者的照片,但他一直沒有寄出,打電話詢問以後才發現他已經寄出而我沒收到,我溫柔的麻煩他再寄一次,心裡卻暗罵著這該死的Email,老實說,我也有很多工作也因為Email有了誤會,我甚至寫過文章來罵過我的Email,然後仔細想想,其實很多通訊工具都有其優劣,而最大的問題在我,因為我是一個在忙碌中一被打擾就會脾氣暴躁EQ降低的混蛋,也是一個在不斷改稿就會想扯電話線的機車鬼,如果當下不巧電腦又當機,我就會火山爆發(仔細想想我還真情緒化),但是,其實生活中的我很少發過脾氣,我發的脾氣百分之九十九都在工作,不知道是不是因為我是個工作狂?還是我太機車混帳?我想都有吧!

恩,結果抱怨寫到最後是反省,我還真是個會東扯西拉的好小孩。






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